CÂTEVA ASPECTE PROCEDURALE NOVATOARE PREVĂZUTE DE REGULAMENTUL (UE) 1784/2020, PRIVITOR LA COMUNICAREA ŞI NOTIFICAREA ÎN STATELE MEMBRE A ACTELOR JUDICIARE ŞI EXTRAJUDICIARE ÎN MATERIE CIVILĂ ŞI COMERCIALĂ

Abstract

The current global context caused by the Covid‑19 pandemic has prompted the most important European institutions to re‑examine and reform certain Community acts, bringing them into line with current social reality.

This approach can also be identified in the procedures for the service of judicial and extrajudicial documents in civil or commercial matters within the EU. In these circumstances, this study aims to highlight the most important aspects of Regulation (EU) 1784/2020, which will gradually repeal the provisions of Regulation (EU) 1393/2007 on the service in the Member States of judicial and extrajudicial documents in civil or commercial matters. 

As we shall note, the new vision of the European institutions on the communication and notification of judicial and extra‑judicial acts offers better legal protection to all participants in these activities, but at the same time also effective speed of the activities involved in the proceedings themselves.

Keywords: communication, service, judicial acts, extrajudicial acts, legal protection, right to privacy.

1. Câteva aspecte preliminare privitoare la procedura de comunicare şi notificare a actelor judiciare şi extrajudiciare în spaţiul UE

Procedura de comunicare şi notificare a actelor judiciare şi extrajudiciare, cuprinde o serie de drepturi procedurale care intră în sfera principiului egalităţii armelor, element esenţial al procesului echitabil. Acest aspect a fost evidenţiat în jurisprudenţa Curţii Europene a Drepturilor Omului, care în egală măsură, a mai subliniat faptul că statele au o obligaţie de diligenţă pe care trebuie să o manifeste pentru a face efective drepturile procedurale, în mod particular în situaţia comunicării cererii introductive de instanţă şi în special, în cazul în care judecătorul trebuie să se asigure că părţile au fost citate în mod neîndoielnic.

În considerarea acestor aspecte, instituţiile europene au avut preocupări continue în ceea ce priveşte eficientizarea procedurii de notificare sau comunicare a actelor judiciare şi extrajudiciare între statele membre, în materie civilă sau comercială. Sfera acestor preocupări a fost concretizată în regulamentele care au avut în vedere procedura de comunicare şi notificare a actelor judiciare şi extrajudiciare în materie civilă sau comercială, începând cu Regulamentul (CE) 1348/2000, abrogat prin Regulamentul(CE) 1393/2007 şi ajungând până la actualul Regulament(CE), 1784/2020. După cum vom remarca, chiar dacă a fost adoptat, acest ultim regulament va abroga actualul Regulament 1393/2007, la 1 iulie 2022 şi va aduce câteva modificări deosebit de importante în sfera notificării şi comunicării actelor judiciare şi extrajudiciare în materie civilă sau comercială, între statele membre ale UE.

Este deosebit de important de reţinut faptul că nu se aplică actelor din materie fiscală, vamală sau administrativă şi în ceea ce priveşte actele din care rezultă răspunderea unui stat membru privind acte sau omisiuni în cadrul exercitării autorităţii publice (acta iure imperii). De asemenea, regulamentul nu se aplică în cazul în care nu este cunoscută adresa persoanei căreia trebuie să i se notifice sau comunice un act, cu excepţia situaţiei în care statului îi este solicitată asistenţa pentru identificarea adresei persoanei destinatare, în conformitate cu art. 7.

Scopul acestui nou regulament vizează o mai bună respectare a drepturile şi libertăţile fundamentale ale tuturor persoanelor implicate în procedurile vizate de Regulament, în conformitate cu dreptul Uniunii, în special dreptul de acces egal la justiţie, la nediscriminare şi la protecţia datelor cu caracter personal şi a vieţii private. Prin dispoziţiile sale, se doreşte crearea unui mecanism procedural eficient pentru a asigura o mai bună protecţie juridică fiecărui cetăţean european, în spaţiul de libertate, securitate şi justiţie, în materia comunicării actelor judiciare sau extrajudiciare.

În egală măsură, regulamentul urmăreşte asigurarea unei transmiteri rapide a actelor între statele membre în scopul notificării sau comunicării prin utilizarea oricărei tehnologii moderne de comunicaţii.

Prin intermediul dispoziţiilor sale, se creează posibilitatea oricărei comunicări şi schimb de acte în materie civilă şi comercială între agenţiile şi organismele desemnate de statele membre şi prin intermediul unui sistem informatic descen­tralizat, securizat şi fiabil, care să includă sisteme informatice naţionale care sunt interconectate şi interoperabile între ele din punct de vedere tehnic, ca de exemplu, sistemul e‑CODEX.

Caracterul descentralizat al sistemului informatic respectiv ar permite schimbul de date exclusiv între statele membre, fără ca vreuna dintre instituţiile Uniunii să fie implicată în acest schimb.

2. Elemente novatoare aduse în materia comunicării şi notificării actelor judiciare şi extrajudiciare de noul Regulament(CE) 1784/2020

Noul Regulament comunitar conţine o serie de norme care urmăresc îmbună­tăţirea eficacităţii şi a celerităţii procedurilor judiciare, prin simplificarea şi optimizarea acestora în materie de notificare sau comunicare a actelor judiciare şi extrajudiciare la nivelul Uniunii.

Dacă în privinţa autorităţilor de transmitere, a celor de primire şi a organis­mului central, regulamentul păstrează aceleaşi autorităţi recunoscute şi prin dispoziţiile Regulamentului nr. 1393/2007, vom constanta existenţa unor dispoziţii novatoare care în esenţa lor, stabilesc reale garanţii juridice şi procesuale părţilor acestei proceduri.

În consecinţă, putem distinge între garanţiile juridice şi cele procesuale.

A. Garanţiile juridice‑ întăresc eficienţa transmiterii actelor judiciare sau extrajudiciare, prin intermediul căilor informatice. Aceste garanţii juridice specifice, noului regulament pot fi privite din două perspective:

a. Sistemului informatic descentralizat‑ care urmează să fie implementat de fiecare stat membru conform art. 28 din Regulament. La acest sistem trebuie să fie interconectate sistemele informatice naţionale, iar costurile de creare şi ajustare pentru a asigura interoperabilitatea acestora cu punctele de acces, revine fiecărui stat membru. Comisia Europeană va fi responsabilă doar de elaborarea, întreţinerea şi dezvoltarea viitoare a unui software de implementare de referinţă, pe care statele membre pot opta să îl aplice drept sistemul lor back‑end în locul unui sistem informatic naţional.

b. Recunoaşterea efectelor actelor transmise în format electronic prin sistemul informatic descentralizat‑ în sensul art. 6, acestor acte nu li se pot refuza efectele juridice şi nici nu sunt considerate inadmisibile ca mijloace de probă în cadrul unei proceduri, pe motiv că forma lor este una electronică.

B. Garanţiile procesuale‑ pot fi identificate cu precădere în sfera comunicării sau notificării actelor judiciare deoarece, acestea ocrotesc drepturi procesuale. Mai mult decât atât, regulamentul stabileşte aceste garanţii în sarcina statului membru şi de aceea putem aminti despre:

a. Suspendarea judecării unui proces în cazul neprezentării pârâtului la înfăţişare. Această măsură se poate dispune de către instanţa de judecată prin înche­iere, până la stabilirea împrejurărilor potrivit cărora notificarea, comunicarea sau remiterea actului a oferit timp rezonabil pârâtului să îşi pregătească apărarea şi că procedura a fost respectată potrivit condiţiilor stabilite de art. 22 alin. (1) lit. a) şi b);

b. Asistenţa judiciară din partea statului membru în care urmează noti­ficarea sau comunicarea actului, poate fi privită ca o obligaţie pozitivă a statului respectiv deoarece, potrivit art. 7, acesta trebuie să indice autorităţilor desemnate către care agenţii de transmitere se pot adresa solicitări pentru identificarea adresei persoanei căreia urmează să i se notifice sau comunice actul. În acelaşi timp, statul trebuie să acorde posibilitatea persoanelor din alte state membre să adreseze cereri de informaţii privind identificarea adreselor persoanelor cărora trebuie să li se comunice acte, direct la registrele de evidenţa a domiciliilor, inclusiv să adreseze cereri în format electronic pe portalul e‑Justiţie, iar aceste instituţii să fie conectate la acest sistem.

c. Protecţia informaţiilor transmise, este reglementată de art. 31 şi impune obligativitatea respectării dispoziţiilor Regulamentului(UE) 679/2016 prind datele cu caracter personal ale persoanelor fizice. De asemenea, alin. (2) al art. 31 din regulament, stabileşte faptul că ”Autoritatea sau autorităţile competente să transmită aceste acte potrivit dreptului intern, vor fi considerate ca fiind operatori de date cu caracter personal în sensul Regulamentului 679/2016, în privinţa prelucrării datelor cu caracter personal necesare procedurii de comunicare sau notificare a actelor”. După cum se poate remarca, prin intermediul acestor dispoziţii, regulamentul oferă o protecţie juridică asupra vieţii private a părţii implicate în procedura de transmitere a actelor.

Prin prisma noilor sale dispoziţii, Regulamentul (CE) 1784/2020 urmăreşte crearea unei eficienţe, dar şi a unei celerităţi efective, procedurilor judiciare în materie civilă deoarece, acestea necesită transmiterea actelor judiciare, chiar şi a celor extrajudiciare în mod direct şi prin mijloace rapide între organismele locale desemnate de către statele membre. Din punctul de vedere al acestui regulament, desemnarea acestor organisme ar trebui reînnoită la fiecare cinci ani.

Totodată, regulamentul oferă şi clarificări în privinţa actelor extrajudiciare. Pentru o mai bună înţelegere a noţiunii, trebuie reţinut faptul că în sfera actelor extrajudiciare trebuie incluse acele acte care au fost întocmite sau legalizate de o autoritate publică sau de un funcţionar public, dar şi alte acte a căror transmitere formală către destinatarul lor care locuieşte într‑un alt stat membru este necesară pentru exercitarea, dovada sau garantarea unui drept sau a unei pretenţii juridice în materie civilă sau comercială.

De asemenea, introducerea noilor tehnologii în procedura de transmitere a actelor statuată de prezentul regulament, reprezintă un aspect novator. Astfel, pentru a se asigura transmiterea cu celeritate între statele membre a actelor corespunzătoare acestei proceduri, se va utiliza orice tehnologie modernă de comunicaţie, cu condiţia îndeplinirii anumitor condiţii privind integritatea şi facilitatea actului recepţionat. În aceste condiţii, orice comunicare şi schimb de acte între agenţiile şi organismele desemnate de statele membre, trebuie să se efectueze prin intermediul unui sistem informatic descentralizat, securizat şi fiabil, care să includă sisteme informatice naţionale care sunt interconectate şi interoperabile din punct de vedere tehnic, pe baza e‑CODEX. Aşa cum am amintit mai sus, acest sistem informatic centralizat, face parte din garanţiile juridice pe care un stat trebuie să le ofere părţilor implicate în procedura prevăzută de Regulamentul (CE) 1784/2020, iar acestora trebuie să li se asigure un liber acces.

Însă, răspunderea pentru elaborarea, întreţinerea şi dezvoltarea viitoare a unui software de implementare de referinţă pe care statele membre urmează să‑l utilizeze în locul unui sistem naţional, aparţine Comisiei Europene, iar termenul final de implementare va fi anul 2024.

3. Efectele intrării în vigoare a Regulamentului (CE) 1784/2020

Pentru realizarea unui spaţiu de libertate, securitate şi justiţie, Uniunea Europeană trebuie să adopte o serie de măsuri în domeniul cooperării judiciare în materie civilă, măsuri care sunt necesare şi pentru asigurarea unei bune funcţionări a pieţei interne.

Efectele juridice ale Regulamentului (CE) 1784/2020 au început să se producă, odată cu intrarea sa vigoare, la 22 decembrie 2020, chiar dacă acest act normativ european se va aplica de la 1 iulie 2022, iar articolele 5, 8 şi 10 se vor aplica de la 1 ianuarie 2024. Este important de reţinut faptul că la momentul intrării în vigoare a tuturor dispoziţiilor sale, prevederile Regulamentului (CE) 1393/2007 privind notificarea sau comunicarea în statele membre a actelor judiciare şi extrajudiciare în materie civilă sau comercială, se abrogă. Însă, aceste efecte juridice ale regulamentului pot fi privite din mai multe puncte de vedere.

În primul rând, regulamentul stabileşte cadrul legal recunoaşterii comunicării actelor prin sistemul informatic descentralizat, pe lângă celelalte forme de transmitere tradiţionale(poştă sau direct prin intermediul executorilor judecă­toreşti). Rapiditatea transmiterii necesită ca notificarea sau comunicarea actelor să se efectueze în termen de câteva zile, iar acest sistem informatic, poate asigura acest demers urgent, însă data notificării sau a comunicării poate fi luată în considerare în funcţie de termenul determinat în dreptul intern al statului membru solicitat.

În al doilea rând, regulamentul conţine dispoziţii prin care se asigură asistenţă în cazul în care nu se cunoaşte adresa persoanei căreia urmează să i se transmită actul într‑un alt stat membru. Acest stat membru solicitat, potrivit art. 7, trebuie să acorde asistenţă în ceea ce priveşte determinarea adresei persoanei destinatare.

În al treilea rând, potrivit art. 9 din regulament, agenţia de transmitere căreia solicitantul i‑a prezentat actul în vederea transmiterii, trebuie să informeze solicitantul că destinatarul poate refuza să accepte actul dacă acesta nu este redactat într‑una din următoarele limbi sau însoţit de o traducere în:

• limba pe care destinatarul o înţelege;
• limba oficială a statului membru de destinaţie sau, în cazul în care în respectivul stat membru există mai multe limbi oficiale, limba oficială sau una dintre limbile oficiale ale locului în care urmează să se efectueze notificarea sau comunicarea.

În alt patrulea rând, persoana destinatară poate refuza să accepte actul care i se notifică sau comunică, aşa cum reglementează art. 12 din regulament. Această dispoziţie garantează dreptul destinatarului de a refuza acceptarea unui act, dacă actul nu este redactat sau tradus într‑una din limbile mai sus indicate.

În al cincilea rând, regulamentul stabileşte cadrul legal necesar, suspendării judecării unui proces în cazul neprezentării pârâtului la înfăţişare. După cum am mai amintit mai sus, în cadrul garanţiilor procesuale, această măsură se dispune de către instanţa de judecată printr‑o încheiere, până la stabilirea împrejurărilor potrivit cărora notificarea, comunicarea sau remiterea actului a oferit timp rezonabil pârâtului să îşi pregătească apărarea şi că procedura a fost respectată potrivit condiţiilor stabilite de art. 22 alin. (1) lit. a) şi b) din regulament.

În al şaselea rând, la finalizarea formalităţilor privind notificarea sau comunicarea actului, agenţia de primire întocmeşte un certificat de îndeplinire a formalităţilor corespunzătoare acestei proceduri, potrivit art. 14 din regulament. Acest certificat va fi completat în limba oficială sau în una dintre limbile oficiale din statul membru de origine sau într‑o altă limbă pe care statul membru de origine a indicat Comisiei că o va accepta.

În al şaptelea rând, prezentul regulament oferă o protecţie adecvată asupra informaţiilor transmise, iar potrivit art. 31, orice prelucrare a datelor cu caracter personal realizată în temeiul acestui act normativ european, se efectuează în conformitate cu Regulamentul(CE) 679/2016, privind datele cu caracter personal ale persoanelor fizice. De asemenea, orice schimb sau transmitere de informaţii de către autorităţile competente la nivelul Uniunii, se va desfăşura în conformitate cu Regulamentul (CE) 1725/2018, privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituţiile, organele, oficiile şi agenţiile UE şi privind libera circulaţie a acestor date.

În ultimul rând, ca regulă generală, cheltuielile corespunzătoare îndeplinirii procedurii de notificare sau comunicare a actelor dintr‑un stat membru nu poate să genereze obligaţii de plată sau de rambursare a taxelor sau a cheltuielilor oca­zionate de serviciile oferite de statul membru de destinaţie. Cu titlu derogatoriu, alin. (2) al art. 15 din regulament stabileşte în sarcina solicitantului cheltuielile care vizează intervenţia unui executor judecătoresc sau a unei persoane competente potrivit dreptului naţional al statului membru de destinaţie ori atunci când sunt utilizate metode speciale de notificare sau comunicare. În ceea ce priveşte intervenţia unui executor judecătoresc sau a unei persoane competente, statul de destinaţie stabileşte o taxă fixă care va fi comunicată Comisiei. Această taxă, trebuie să respecte principiile proporţionalităţii şi nediscriminării.

4. Consideraţii concluzive asupra prezentului studiu

Notificarea sau comunicarea actelor judiciare sau extrajudiciare reprezintă o procedură obişnuită de informare a destinatarului actului transmis. Această formalitate este un instrument eficient în a garanta echilibrul procesului, transmiterea actului către destinatar reprezintă o condiţie substanţială în realizarea drepturilor solicitantului, dar şi ale destinatarului.

În virtutea respectului contradictorialităţii şi a dreptului la apărare, Regulamentul 1784/2020 aduce o viziune modernă procedurii de transmitere a actelor judiciare sau extrajudiciare, viziune care cu certitudine va fi „importantă” în prevederile de procedură civilă naţionale corespunzătoare procesului civil, de către toate statele membre ale UE.

Formalismul judiciar în materia notificării sau comunicării actelor dovedeşte interesul autorităţilor europene pentru a crea o procedură eficientă, dar în acelaşi timp care să respecte principiul proporţionalităţii. În aceste condiţii studiul nostru a relevat cele două garanţii esenţiale oferite părţilor, de prevederile acestui regulament. În plus, prin scoaterea în evidenţă din punct de vedere teoretic a efectelor juridice produse de Regulamentul 1784/2020 s‑a urmărit prezentarea celor mai importante mecaniste procedurale oferite de aceste act normativ european, dar în acelaşi timp orice persoană interesată poate înţelege intenţia legiuitorului european de a moderniza procedura de notificare sau comunicare a actelor în interiorul spaţiului UE.

Un alt aspect deosebit de important pe care l‑am relevat şi care are un caracter novator este dat de notificarea sau comunicarea electronică, potrivit art. 19 din regulament. Aceste acte vor fi trimise şi primite utilizând servicii de distribuţie electronică înregistrată calificate, în sensul Regulamentului (CE) 910/2014, privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacţiile electronice pe piaţa internă. Această transmitere pe cale electronică, poate fi realizată cu condiţia ca destinatarul să îşi fi dat în prealabil, în faţa instanţei sau a autorităţii sesizate ori în faţa părţii responsabile de notificarea sau comunicarea actelor, în cursul unor astfel de proceduri, consimţământul expres privind utilizarea e‑mailului.

De aceea, alături de aceste aspecte novatoare, regulamentul conţine şi o serie de formulare tipizate, care vor fi completate la momentul îndeplinirii procedurilor specifice iar practica viitoare va demonstra utilitatea şi eficienţa acestora.